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Contrato de encargo del tratamiento — Librent

Versión: 1.0.2-2026-11-01 · Fecha de entrada en vigor: 1 de noviembre de 2026

Aviso sobre la traducción. Esta traducción al español se facilita únicamente a título informativo y está pendiente de revisión jurídica. La versión en polaco es la versión vinculante y prevalece en caso de discrepancia.

El presente Contrato de encargo del tratamiento de datos personales (en adelante, el «Contrato») se celebra en formato electrónico (art. 28.9 RGPD) entre:

  1. el Usuario, la entidad que ejerce la actividad en cuyo nombre se ha creado la Organización en el servicio Librent, representada por la persona que acepta el Contrato (en adelante, el «Responsable»), y
  2. DydlakCloud Dawid Dydliński, que ejerce su actividad económica bajo la forma de Indywidualna działalność gospodarcza (CEIDG), NIP (número de identificación fiscal) 6423227346, REGON (número estadístico) 387752266, con domicilio en ul. Zebrzydowicka 12 lok. 5, 44-200 Rybnik, operador del servicio Librent (en adelante, el «Encargado»).

El Contrato da cumplimiento al artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (en adelante, el «RGPD») y complementa los Términos y Condiciones. Los términos escritos con mayúscula inicial que no se definen en el Contrato tienen el significado que se les atribuye en los Términos y Condiciones.

§ 1. Celebración del Contrato y apoderamiento

  1. El Contrato forma parte del contrato de prestación de servicios celebrado conforme a los Términos y Condiciones y vincula a las partes desde la aceptación de los Términos y Condiciones. El propietario de la Organización lo confirma en el Servicio aceptando el Contrato e indicando los datos del Responsable (nombre, dirección, dirección de correo electrónico para cuestiones de datos personales).
  2. La persona que acepta el Contrato declara que está facultada para celebrarlo en nombre del Responsable. El Encargado registra la fecha de aceptación, la versión del Contrato y la Cuenta desde la que se realizó.
  3. El Contrato se celebra por separado para cada Organización. Los miembros de la Organización invitados por el Responsable actúan en su nombre y por su cuenta y no son partes del Contrato.

§ 2. Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

  1. El Responsable encarga al Encargado el tratamiento de los datos personales introducidos en el Servicio en el marco de la Organización, ya sea por el propio Responsable y los miembros de su Organización o directamente por los clientes del Responsable a través de las funciones públicas del Servicio (en adelante, los «Datos»).
  2. Finalidad del tratamiento: prestar al Responsable los servicios del Servicio, en particular la gestión de equipos, clientes, reservas, fianzas y pagos, la generación y firma de documentos, el envío de notificaciones, el funcionamiento del formulario público de reserva y del widget, la comunicación con los clientes (también por WhatsApp y mediante el asistente de IA, si el Responsable los activa) y el calendario.
  3. Naturaleza del tratamiento: recogida, registro, organización, estructuración, conservación, cifrado, adaptación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión (incluidos los mensajes de correo electrónico y de WhatsApp a las personas indicadas por el Responsable), realización de copias de seguridad, supresión y destrucción.
  4. Categorías de interesados: clientes y clientes potenciales del Responsable (incluidas las personas de contacto de los clientes empresariales), personas que se comunican con el Responsable a través de las funciones del Servicio, miembros de la Organización y personas invitadas a la Organización.
  5. Tipos de Datos:
    • datos identificativos: nombre, apellidos, nombre de la empresa, NIP u otro número de identificación fiscal, serie y número del documento de identidad;
    • datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección (calle, código postal, ciudad, país), idioma de comunicación;
    • datos relativos a reservas y facturación: equipos alquilados, fechas, precios, fianzas, estados, notas;
    • contenido de los documentos generados y firmados (contratos, actas), junto con la fecha y el modo de su firma;
    • contenido de la correspondencia mantenida a través del Servicio (incluidos los mensajes de WhatsApp y las conversaciones con el asistente de IA) y número de teléfono del remitente;
    • datos de los miembros de la Organización: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, rol, historial de acciones en la Organización.
  6. El Contrato no abarca categorías especiales de datos (art. 9 RGPD) ni datos relativos a condenas penales (art. 10 RGPD). El Responsable se compromete a no introducir tales datos en el Servicio.
  7. El alcance de los Datos en cada caso depende de los campos y funciones que utilice el Responsable. El Responsable es responsable de que los Datos recogidos sean adecuados y limitados a lo necesario (art. 5.1.c RGPD), incluida la decisión de recoger el número del documento de identidad.

§ 3. Instrucciones documentadas

  1. El Encargado trata los Datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable, también en lo relativo a las transferencias de Datos a un tercer país, salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o del Derecho polaco; en tal caso, informa al Responsable de esa obligación antes del tratamiento, salvo que dicho Derecho lo prohíba.
  2. Constituyen instrucciones documentadas: el presente Contrato, los Términos y Condiciones, la configuración de la Organización (incluida la activación de funciones como el formulario público de reserva, WhatsApp, el asistente de IA, las notificaciones por correo electrónico o la exportación del calendario) y las acciones realizadas en el Servicio por el Responsable y los miembros de su Organización. El Responsable envía cualquier otra instrucción a la dirección [email protected].
  3. El Encargado informa inmediatamente al Responsable si, en su opinión, una instrucción infringe el RGPD u otras disposiciones en materia de protección de datos.
  4. El Encargado no utiliza los Datos para fines propios; en particular, no los vende ni los utiliza para marketing ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. El Encargado puede tratar datos agregados o anonimizados, que no son datos personales, para mantener y desarrollar el Servicio.

§ 4. Confidencialidad y acceso a los Datos

  1. El Encargado solo permite el acceso a los Datos a personas autorizadas por él que se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación legal de confidencialidad. Esta obligación se mantiene también tras el fin de la colaboración.
  2. Las personas que actúan en nombre del Encargado acceden a los Datos únicamente en la medida necesaria para mantener y proteger el Servicio, solucionar averías, ejecutar las instrucciones del Responsable o atender solicitudes de soporte técnico, o cuando lo exija la ley.

§ 5. Seguridad del tratamiento

  1. El Encargado aplica las medidas técnicas y organizativas a que se refiere el art. 32 RGPD, descritas en el Anexo n.º 1. Estas medidas pueden modificarse siempre que ello no reduzca el nivel general de protección de los Datos.
  2. El Responsable es responsable de la seguridad en su ámbito, en particular de conceder y retirar el acceso a los miembros de la Organización, de la confidencialidad de los datos de acceso, de la activación de la autenticación en dos pasos, de la seguridad de sus dispositivos y de los Datos descargados del Servicio (p. ej., documentos generados, exportación del calendario).

§ 6. Subencargo del tratamiento (subencargados)

  1. El Responsable otorga su autorización general para subencargar el tratamiento de los Datos a las entidades indicadas en el Anexo n.º 2 (en adelante, los «Subencargados»).
  2. El Encargado informa al Responsable de su intención de añadir o sustituir un Subencargado por correo electrónico o mediante un aviso en el Servicio con al menos 14 días de antelación al cambio. Dentro de ese plazo, el Responsable puede formular una oposición motivada. Si las partes no acuerdan una solución, el Responsable puede resolver el Contrato y los Términos y Condiciones con efectos en la fecha del cambio, sin costes adicionales.
  3. El Encargado celebra con los Subencargados contratos que les imponen obligaciones de protección de datos al menos equivalentes a las del Contrato y responde frente al Responsable de su cumplimiento.
  4. Las funciones que el Responsable activa por sí mismo y que implican el uso de servicios de terceros en virtud de contratos separados celebrados por el Responsable (en particular, el servicio de mensajería WhatsApp vinculado al número de teléfono del Responsable o un calendario externo suscrito a la exportación del calendario) no constituyen un subencargo por parte del Encargado. El Responsable valora por sí mismo la conformidad del uso de dichos servicios con el RGPD.

§ 7. Transferencias de Datos fuera del EEE

  1. La base de datos del Servicio y el almacenamiento de archivos se encuentran en servidores del Espacio Económico Europeo (Polonia). Los Datos solo pueden tratarse fuera del EEE por los Subencargados y en la medida indicada en el Anexo n.º 2.
  2. Los Datos solo pueden transferirse a un tercer país a un Subencargado indicado en el Anexo n.º 2 y únicamente aplicando un mecanismo del capítulo V del RGPD, en particular una decisión de adecuación (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. respecto de los destinatarios certificados) o las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea.

§ 8. Asistencia en el ejercicio de los derechos de los interesados

  1. Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, el Encargado asiste al Responsable en el cumplimiento de su obligación de responder a las solicitudes de los interesados (arts. 12 a 22 RGPD), principalmente poniendo a disposición en el Servicio funciones para consultar, rectificar y suprimir los Datos y, en lo demás, atendiendo las solicitudes enviadas a la dirección [email protected] (p. ej., la exportación de los datos de una persona o la supresión de sus datos del historial de conversaciones y del registro de actividad).
  2. Si la solicitud de un interesado llega directamente al Encargado, este la traslada al Responsable sin dilación indebida, a más tardar en un plazo de 7 días, y no la responde por sí mismo, salvo que el Responsable le autorice a ello.
  3. Cuando la solicitud no pueda atenderse mediante las funciones del Servicio, el Encargado, a petición del Responsable, la ejecuta en un plazo que permita al Responsable cumplir el plazo del art. 12.3 RGPD.

§ 9. Violaciones de la seguridad de los datos

  1. El Encargado notifica al Responsable cualquier violación de la seguridad de los Datos sin dilación indebida, a más tardar en un plazo de 36 horas desde que la detecte, a la dirección de correo electrónico del propietario de la Organización.
  2. La notificación incluye, en la medida en que se disponga de ella, la información enumerada en el art. 33.3 RGPD: la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y de registros, los datos de contacto, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas. La información no disponible en el momento de la notificación se facilita de forma gradual.
  3. El Encargado adopta sin demora medidas para mitigar los efectos de la violación, las documenta y colabora con el Responsable en la notificación a la autoridad de control y en la comunicación a los interesados.
  4. La notificación de una violación no supone un reconocimiento de responsabilidad por parte del Encargado.

§ 10. Otra asistencia al Responsable

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, el Encargado asiste al Responsable en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los arts. 32 a 36 RGPD, incluidas la evaluación de impacto relativa a la protección de datos y la consulta previa a la autoridad de control. La asistencia que vaya más allá de facilitar información sobre el Servicio puede estar sujeta a una remuneración separada, acordada de antemano.

§ 11. Auditoría e información

  1. El Encargado pone a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del art. 28 RGPD, en primer lugar en forma de respuestas escritas a preguntas y de documentación.
  2. Si la información facilitada es insuficiente, el Responsable puede realizar una auditoría, incluida una inspección, por sí mismo o a través de un auditor sujeto a una obligación de confidencialidad que no sea competidor del Encargado. La auditoría se realiza como máximo una vez cada 12 meses (salvo que esté justificada por una violación de la seguridad de los Datos constatada o por un requerimiento de la autoridad de control), con un preaviso de al menos 14 días, en días hábiles y de forma que no perturbe el funcionamiento del Servicio ni afecte a los datos de otros usuarios.
  3. Los costes de la auditoría corren a cargo del Responsable, salvo que la auditoría ponga de manifiesto un incumplimiento sustancial del Contrato por parte del Encargado.

§ 12. Duración y fin del tratamiento

  1. El Contrato está vigente mientras se utilice el Servicio en el marco de la Organización y se extingue con la eliminación de la Organización o con la resolución de los Términos y Condiciones respecto del Responsable.
  2. Antes de eliminar la Organización, el Responsable puede solicitar la devolución de los Datos enviando una solicitud a [email protected]. El Encargado entrega los Datos en un plazo de 30 días, en un formato electrónico de uso común (p. ej., CSV o JSON y los archivos de los documentos).
  3. En un plazo de 30 días desde la finalización del Contrato, el Encargado suprime los Datos de los sistemas de producción. Las copias de seguridad que contienen Datos se eliminan dentro del ciclo de rotación, a más tardar 30 días después de la supresión de los Datos de los sistemas de producción; hasta entonces están protegidas y no se utilizan para ningún fin distinto de la restauración del Servicio tras una avería.
  4. La frase anterior no se aplica a los Datos cuya conservación exija el Derecho de la Unión o el Derecho polaco.

§ 13. Responsabilidad

  1. Cada parte responde de los daños causados a los interesados conforme al art. 82 RGPD.
  2. El Encargado no responde de las consecuencias de ejecutar las instrucciones del Responsable ni de los Datos introducidos en el Servicio sin base jurídica o incumpliendo el deber de información.
  3. En lo demás, a la responsabilidad de las partes se aplican las disposiciones de los Términos y Condiciones, con la salvedad de que las limitaciones de responsabilidad no se aplican a los daños causados con dolo.

§ 14. Disposiciones finales

  1. El Contrato es gratuito; la remuneración por los servicios del Servicio se establece en los Términos y Condiciones.
  2. En caso de contradicción entre el Contrato y los Términos y Condiciones en materia de protección de datos personales, prevalece el Contrato.
  3. Las modificaciones del Contrato se realizan conforme al procedimiento previsto para la modificación de los Términos y Condiciones. Las modificaciones que se deriven únicamente de la actualización del Anexo n.º 2 se realizan conforme al § 6, apartado 2.
  4. El Contrato se rige por la legislación polaca. La versión polaca es la vinculante; las traducciones tienen carácter informativo.

Anexo n.º 1. Medidas técnicas y organizativas

Anexo n.º 2. Lista de Subencargados